3 Verdades incomodas sobre la productividad

Vivimos en un mundo que celebra el multitasking, las jornadas interminables y la glorificación de estar “ocupado”, hemos caído en la trampa de medir nuestro valor en tareas completadas. Pero, ¿y si te dijéramos que la productividad real no se trata de hacer más, sino de hacer lo que importa?

No vamos a reescribir las reglas de la productividad pero si vamos a analizar por qué ser productivo no es una cuestión de tiempo, sino de enfoque.

💼 Mito 1: Todo importa por igual

Cuando todo parece urgente, nada lo es realmente. Muchas veces llenamos nuestras agendas con tareas que creemos importantes, pero que, en realidad, no generan un impacto significativo. Esto nos lleva a la “ilusión de productividad”: estar ocupados todo el tiempo, pero avanzando poco hacia nuestras metas reales.

¿Por qué lo creemos?
Desde pequeños nos enseñan que “hacer mucho” es sinónimo de éxito. Esa mentalidad se traslada al mundo laboral, donde sentirnos ocupados equivale a sentirnos valiosos. Sin embargo, el Principio de Pareto nos recuerda que el 80% de los resultados provienen del 20% de nuestras acciones.

Ejemplo: Supongamos que tienes diez reuniones programadas para esta semana. ¿De verdad necesitas asistir a todas? ¿O hay dos en las que realmente puedes marcar la diferencia?

Entonces… si solo el 20% de nuestras tareas impactan el 80% de nuestros resultados, es evidente que necesitamos un sistema para identificar y priorizar esas actividades clave.

En Capability Building recomendamos los OKRs (Objectives and Key Results) Este marco de trabajo, ampliamente adoptado por empresas líderes, se enfoca en establecer objetivos claros y medibles (qué queremos lograr) y resultados clave (cómo medimos nuestro progreso).

Al utilizar OKRs, puedes alinear tus esfuerzos con las metas más importantes, filtrando actividades secundarias que no contribuyen al impacto deseado. Por ejemplo, si uno de tus objetivos es “Aumentar la retención de clientes en un 15%”, cada actividad que realices debe estar directamente relacionada con alcanzar esa meta.

La solución está en priorizar con intención:

• Cada día, identifica las dos tareas más importantes que te acercan a tus objetivos.
• Usa la Matriz Eisenhower para distinguir entre lo urgente y lo importante.
• Aprende a delegar o eliminar tareas que pertenecen a lo que Pareto llama “la trivialidad del mucho”.

💼 Mito 2: El Multitasking es eficiente

El multitasking es el superpoder que todos quisiéramos tener… pero que en realidad no existe. Aunque creemos que podemos definir una estrategia comercial, responder un mensaje en WhatsApp y asistir a una reunión al mismo tiempo, lo único que logramos es dividir nuestra atención, perdiendo calidad y eficiencia en cada tarea.

¿Por qué lo seguimos intentando?
La cultura laboral moderna fomenta la idea de que podemos y debemos hacer todo al mismo tiempo. Las herramientas digitales y las notificaciones constantes nos bombardean con la falsa urgencia de responder de inmediato, creando una sensación de éxito inmediato al “hacer algo”. 

Sin embargo, lo que en realidad hacemos es “cambiar de tarea” constantemente, un proceso conocido como task-switching, que puede reducir nuestra productividad hasta un 40%.

Ejemplo: Imagina que estás trabajando en un informe cuando te llega un correo urgente. Lo abres, intentas responder, y luego vuelves al informe… pero ahora te lleva cinco minutos recordar dónde te habías quedado. Esa desconexión mental es el costo oculto del multitasking.

Dos tips sencillos para optimizar tu tiempo 👇🏻

• Practica el monotasking: asigna bloques de tiempo para cada tarea sin interrupciones.
• Silencia notificaciones y establece horarios específicos para responder correos o mensajes.

Cuando enfocas toda tu atención en una tarea, no solo terminas más rápido, sino que obtienes mejores resultados.

💼 Mito 3: Más horas, más resultados

Trabajar largas horas ha sido durante mucho tiempo un símbolo de dedicación y éxito. Pero, ¿qué pasa cuando esas horas extra no se traducen en mejor desempeño?

La ciencia nos dice que nuestro cerebro tiene ciclos naturales de productividad que duran aproximadamente 90 minutos. Intentar extender ese límite sin pausas no solo disminuye nuestra eficiencia, sino que aumenta el riesgo de errores y agotamiento.

¿Por qué nos exigimos más tiempo?
Porque confundimos esfuerzo con resultados. La narrativa del “grind culture” nos impulsa a creer que quienes trabajan más horas son más comprometidos o exitosos. Sin embargo, investigaciones sobre ritmos ultradianos muestran que nuestro enfoque y energía disminuyen significativamente después de cierto tiempo, especialmente si no tomamos descansos regulares.

Este mito es fácil de entender cuando piensas en los primeros años de cualquier carrera profesional. Es común creer que quedarte después de tu horario, aceptar tareas adicionales sin límites y trabajar los fines de semana son señales de compromiso que te harán destacar. Sin embargo, muchas veces esto solo lleva al agotamiento y a una menor calidad en el trabajo

¿Qué hacer en su lugar?

• Divide tu jornada laboral en bloques de 90 minutos: Aprovecha estos períodos de alta energía para tareas clave, y descansa después de cada uno para recargar energía y mantener la concentración.
• Establece límites claros entre tu tiempo personal y laboral: Respeta tus horarios y recuerda que cuidar tu bienestar no es un lujo, sino una necesidad para ser más efectivo.
• Aprende a decir “no”: No tienes que aceptar cada tarea que llegue a tu escritorio. Decir “no” a lo innecesario es decir “sí” a tu enfoque y productividad.

Trabajar más no te hace más productivo; trabajar con intención sí.

⭐ Mito extra

“La clave para el éxito es levantarse a las 5 a.m.”

La idea de que madrugar es el único camino al éxito está profundamente arraigada en la cultura laboral. Frases como “el que madruga, Dios lo ayuda” han sido repetidas durante generaciones, reforzando la idea de que el día debe empezar al amanecer para ser aprovechado al máximo.

La realidad: Cada persona tiene un cronotipo distinto, es decir, un ritmo biológico que determina cuándo somos más productivos y creativos a lo largo del día. Mientras que algunos tienen su pico de energía en las primeras horas de la mañana, otros alcanzan su máximo rendimiento en la tarde o incluso entrada la noche.

Trabajar en contra de tu cronotipo no solo es agotador, sino que puede reducir significativamente tu productividad. En lugar de forzar un horario que no se adapta a ti, es mucho más beneficioso entender tu propio ritmo y organizar tus tareas alrededor de él.

Si tienes la flexibilidad de manejar tus horarios, es muy importante que ajustes tu rutina según tus momentos de mayor energía.

Por ejemplo, si te sientes más productivo después del almuerzo, utiliza la mañana para tareas ligeras y administrativas, como planificar tu día, responder mensajes o revisar correos. Deja las tareas que requieren mayor concentración o creatividad para esas horas donde realmente estás en tu mejor momento.

¿Qué puedes hacer para optimizar tu tiempo?

Aplicaciones como TimeTune o Clockify pueden ayudarte a identificar patrones en tu rendimiento diario. Registra cuándo te sientes más enfocado, cuándo te cuesta más trabajo concentrarte y ajusta tus horarios en consecuencia.

¿Te interesa aprender más sobre temas como este? Visita nuestro LinkedIn para mantenerte actualizado sobre las tendencias laborales. También puedes conocer nuestros cursos sobre toma de decisiones y time management para aprender cómo llevar tus proyectos a un nuevo nivel.